工事現場の案件管理とは？
運用方法・システムの選び方・おすすめアプリも！

工事現場では案件ごとに工程表や写真、図面、報告書など多くの情報を扱うため、管理が煩雑になりがちです。情報が分散すると「最新版がどれかわからない」「共有が間に合わない」といったトラブルにつながり、業務効率や品質にも影響を及ぼします。

そこで本記事では、案件管理の基本的な役割と目的を整理した上で、スムーズに運用するためのポイントや、課題の解決・業務の効率化につながる施工管理システムについて詳しく解説します。

また、自社に合ったツールの選び方や、おすすめのDXツールもご紹介しますので、案件管理の効率化を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

案件管理とは？案件管理の役割と目的

案件管理とは、工事の受注から完了までの業務プロセスを総合的に管理することを指します。
また、これらの業務を管理する仕組みそのものを指す場面もあります。

ここではまず、案件管理の役割と目的、そして重要性について整理していきましょう。

案件管理の役割

案件管理には、大きく分けて2つの重要な役割があります。

一つ目は「データの一元化」です。案件の受注から発注、各種書類（工程表、図面、写真、報告書など）まで、多岐にわたる情報を一か所に集約します。必要な情報がいつでも誰でもすぐに取り出せる状態にすることで、関係者全員がスムーズに連携できるようになり、「聞いていなかった」「違う案件の話だと思っていた」といったミスや誤解が防止できます。

もう一つの役割が、「進捗管理・タスク管理」です。工事の進捗をリアルタイムで確認し、誰が・いつ・何をすべきかをはっきりとさせます。担当者の手配やスケジュール調整など、人員不足や作業の遅延がないように管理します。

【関連記事】工事の工程管理とは？工程表の作成手順や効率化に役立つツールの導入方法

案件管理の目的と重要性

案件管理は、単に工事の進捗を追うだけではありません。会社の経営全体をより健康にするための、とても大切な役割を担っているのです。

すべての情報を一か所で管理し無駄な作業をなくすことで、リードタイムを短縮し、コストの削減を目指します。また、スケジュールや予算を正確に管理することで、納期遵守と品質確保を徹底します。

進捗状況が見える化されていれば、「このままでは納期に間に合わなさそう…」といった問題の兆候も発見しやすくなりますし、過去の経験やノウハウが蓄積されるので「前にもこんなケースがあったな」とトラブルを未然に防ぐための知恵として、今後の案件に活かすことも可能です。

さらに、業務に必要な情報を関係者全員で共有できていれば、担当者が変わっても同じ品質で仕事が進められるので、特定の担当者しか仕事ができない「属人化」の状態も回避できます。

このように、案件管理は単なる「業務の管理」ではなく、経営に直結する重要な要素なのです。

案件管理の運用を成功させるポイント

案件管理でネックとなるのが、情報の扱い方です。案件管理では、日々扱う情報の流れをスムーズにし、仕事の効率を上げることが重要となります。
これを踏まえ、案件管理のポイントを、現場で発生しがちな課題とともにご紹介します。

案件管理のポイント①：整理整頓ルールを徹底する

案件管理では「作業者ごとにやり方が違う」といった問題が発生しがちです。

例えば、データやファイルの命名規則が決まっていないと、人によって名前の付け方が異なり、後から「あの写真どこだっけ？」「この書類は最新版？」と、必要な情報を探すのが困難になります。さらに、データを保存するたびに「データ名はどうしようか？」と、命名作業に無駄な労力を割くことになります。

このような問題を解決するには、情報の整理整頓ルールを作り、このルールを関係者全員で守ることがポイントとなります。

具体的には、【日付_現場名_工程名】というように命名規則を決めておけば、名前の付け方に迷う必要がなくなりますし、検索時にヒットしやすく、最新バージョンの確認も容易です。

このほかに、「あらかじめテンプレートとなるコピー用のデータやフォルダを作っておく」「フォルダの階層がひと目でわかるように構成図を作っておく」なども、作業者の負担を減らす工夫です。

案件管理のポイント②：作業が始めやすい環境を整える

「情報が多すぎて整理する時間がない」「データのアップロードや連絡のために、いちいち事務所に戻ってパソコンから作業しなければならない」という問題も、案件管理でありがちです。

膨大な量の写真や資料を整理する作業は、まとまった時間を作らなければならないので、現場にとって大きな負担となります。また、作業が後回しになると、重要な情報がリアルタイムで共有できず、古い情報で作業を進めてしまったり、対応に遅延が発生してしまうことも。

このような課題を解決するポイントは、作業が始めやすい環境を整備することです。

案件管理の方法には、紙やホワイトボードで管理する方法や、パソコンのフォルダで管理する方法、Excelなどの表計算ツールを使う方法、案件管理システムを活用する方法などがありますが、現場での作業のしやすさでは、管理システムがベストな手段だと言えます。

パソコンで操作できるのはもちろん、手元のスマートフォンやタブレットからでもすぐ作業に取り掛かれますし、スマホで撮った写真をパソコンに保存する必要なくそのままアップロードすることも可能です。パソコンが苦手な人でも、SNSアプリやメッセージアプリを使う感覚で使用でき、導入のハードルが低いのも大きなメリットだと言えるでしょう。

案件管理システムとは？できることや導入メリット

案件管理システムとは、案件の受発注、施工の進捗、図面や工程の管理など、一連の業務プロセスを総合的に管理できるソフトウェアです。情報が分散することなく、ひとつのプラットフォーム上で業務が完結します。なお、工事現場における案件管理システムは、施工管理システムとも呼ばれています。

中でも、クラウド型の管理システムは、インターネット環境があれば場所やデバイスを選ばずにアクセスできるのが特徴です。手軽に利用できる上、常に最新の状態に自動で更新されるというメリットもあります。

案件管理システムの使い方・できること

一般的な案件管理システムでは、まず案件ごとにプロジェクトボードを作成し、発注者の情報や工程表、タスク、担当者などを登録します。その後、状況の変化に応じて、タスクの状態や担当者などを更新していきます。

案件に関わる写真や図面、資料などもボードに保存することができたり、チャット機能で関係者とのコミュニケーションなども可能です。

【関連記事】現場の業務を効率化！工事写真の管理ソフト・アプリでできること・選ぶ際の注意点とは？

案件管理システムを導入するメリット

案件管理システムを導入するメリットとして、業務の効率化と、組織全体の情報共有の促進があげられます。またその結果、企業の信頼性と安全性を高めることにもつながっていきます。

これまで紙やExcelで行っていた写真整理・報告作業・書類作成といった事務作業が簡素化されるので、現場や事務所のスタッフは各自の主業務に集中でき、全体の業務効率が大幅に向上します。また、リアルタイムで情報を共有できるため、伝達ミスや確認の手間がなくなり、無駄な時間も削減できます。

さらに、案件に関するすべての情報をツール上で一元管理することで「特定の担当者しか知らない」といった状況になりにくく、スタッフの急な休みや退職時でも、業務が著しく滞ってしまう事態が避けられます。加えて、該当案件で得たノウハウや知識が蓄積していくのも大きなメリットの一つです。

自社にピッタリな案件管理システムの選び方

最後に、数ある案件管理システムの中で、自社に合ったものを選ぶための比較ポイントを解説していきます。

解決したい課題に合った機能を選ぶ

まずは、自社が困っている案件管理の課題を明確にしましょう。
「情報の共有がうまくいかない」「書類を探すのに時間がかかる」など、自社の課題を明確にすることで、どのような機能が必要かが見えてきます。その上で、会社の業務の流れにあったものを選びます。

使いやすいシステムを選ぶ

新しいシステムを導入する際、業務環境が変わるわけですから、拒否感や不安感が現場で生じるのは仕方がないことです。かと言って、現場で使ってもらえなければ導入する意味がありません。

できる限り現場での負担を最小限に抑えられるように、デジタルツールが苦手な方でも、簡単に操作できるものが理想です。

予算の範囲内におさまるシステムを選ぶ

案件管理システムは、初期費用や月額利用料といった固定費がかかるのが一般的です。

導入や運用にどのくらいの費用がかかるのか、会社の予算に収まるかどうかをしっかり確認しましょう。

協力会社が導入しやすいかを考慮する

工事関係の資料や進捗情報を協力会社にも共有したい時、自社だけでなく、協力会社にも案件管理システムの利用をお願いする場面があります。

機能面やコスト面だけでなく、「これなら協力会社も負担なく使ってくれそうか？」「簡単に操作できそうか？」という視点でも検討してみましょう。

サポート体制を確認する

社内にITに詳しいスタッフがいない場合、導入後のサポートが手厚いサービスを選ぶと安心です。

導入時はもちろん、使い方に関する質問から予期せぬトラブルまで、しっかりフォローしてくれるかどうかも、重要な判断基準となります。

初めてでも安心！DXは「KANNA」で始めよう

「KANNA（カンナ）」は、図面や写真、スケジュール、チャットなど、案件に関わるさまざまな情報を現場ごとに一元管理できる施工管理アプリです。

【施工管理ツール「KANNA」の特徴】

• 現場別に図面や写真などの案件情報を一元管理
• 情報共有によって案件情報の属人化を防止
• 既存のフォーマットに合わせて効率的に報告書の作成が可能
• 工事の進捗やスケジュールについてもアプリ上で共有可能
• 追加料金なしで協力業者を招待して情報共有が可能

さらに、現場や会社のルールに合わせて、機能・入力項目・管理権限などを自由にカスタマイズすることも可能です。

操作方法も一般的なチャットアプリなどと変わりませんし、疑問点や困りごとが出た時は、 専門スタッフによるオンラインでの個別相談もご利用いただけます。

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