エクセルで工事写真台帳を作成する手順を解説！
注意点やアプリも紹介

この記事では、工事の報告に欠かせない「工事写真台帳」をエクセルで作成・管理する際の手順や注意点、効率よく作成するコツについて解説します。

また、エクセルでの操作に不都合や限界を感じている方に向けて、施工管理アプリを活用した写真台帳作成の方法と、おすすめのアプリを紹介しています。

ぜひ参考にご覧ください。

「工事写真台帳」とは？

「工事写真台帳」とは、工事写真を時系列や工程ごとに整理し、情報と一緒にまとめた台帳のこと。施工内容や品質に問題がないかを証明するために、工事開始から完了までの施工の様子を写真に収めてアルバム形式にまとめるのが一般的です。

工事内容を証明する資料として、発注者や監督者への報告、検査、万が一のトラブル対応など、さまざまな場面で重要な役割を果たします。

【写真台帳の目的】

• 記録保存
• 品質管理
• ノウハウの蓄積

また、以前は紙に印刷・貼付して作成するケースが一般的でしたが、現在はエクセルや施工管理アプリでの作成が主流になりつつあります。

エクセルで写真台帳を作るメリット

エクセルで写真台帳を作るメリットは、すでにOffice環境があれば、導入にかかる費用や手間がかからない点にあります。印刷やPDF化にも対応しているのはもちろんのこと、案件に合わせて自由にカスタマイズできるのも嬉しいポイントです。

さらに、関数やマクロを組むことで効率的な作業環境も実現できます。

このように、手軽さと柔軟性の高さがエクセルを活用するメリットだと言えるでしょう。

エクセルで写真台帳を作成する手順

次に、実際にエクセルで写真台帳を作成する手順をご紹介します。

【手順①】工事写真を準備する

まずは写真台帳に貼り付ける工事写真を準備します。

工事のビフォーアフターを全景・部分的に撮影した写真や、使用した材料の写真、施工状況の写真、保安状況が確認できる安全管理写真、測定・試験実施中の写真、出来形（できがた）確認の写真、災害・事故写真など、目的別にさまざまな写真が必要となります。公共工事の場合は各自治体、民間工事の場合は発注者の指示にしたがって撮影しましょう。

また、撮影時は工事名称・施工箇所・工事内容・受注者名などの情報を記載した黒板を写し込みます。誰が見ても何の写真かがわかるようにするためです。

加えて、写真のデータサイズが規定内になるように気をつけます。データを軽くするために後から編集を加えてしまうと、データの更新日が変わり、改ざんと判断されるケースがあります。

【手順②】台帳の雛形を作成・DLする

次に、写真台帳の土台となる雛形を作成していきます。

公共工事では写真台帳の仕様は各自治体で決められていますので、作成要領をよく確認して作成します。

民間工事では発注者が仕様を指定する場合はそちらに合わせますが、こだわりがない場合は、工事会社側の仕様で提出することになります。

エクセルでゼロから作成しても良いですし、インターネット上で無料配布もしくは販売されている工事台帳のエクセル用テンプレートをダウンロードし、必要な仕様にアレンジして使用する方法でも問題ありません。

なお、具体的な写真の並べ方や配置方法などについては、基本的に国土交通省の「写真管理基準」に則って記録していきましょう。

【工事写真台帳の雛形作成例（横）】

【工事写真台帳の雛形作成例（縦）】

【手順③】土台をコピーして記録していく

工事の進捗に合わせて、作成した写真台帳の雛形をコピーしながら、時系列・工程順に写真を挿入していきます。

写真の隣に工事名や撮影日などの基本情報も入力しますが、黒板でこれらの情報がはっきりと読み取れるのであれば、入力不要のケースもあります。要領や発注者の指示に従ってください。

万が一、黒板情報が読み取れない状況に備えて、撮影からあまり時間を置かずこまめに記録するのが良いでしょう。

【エクセルでの作り方④】目次・表紙を作成する

提出にあたって、目次と表紙を作成します。こちらも工事要領や発注者の指示に従って項目などを入力します。分冊になる場合は、全ての冊子に対して目次と表紙を作成します。

【表紙に記載する項目例】

• 工事番号
• 工事名
• 工事箇所
• 工期
• 施工会社
• 工事責任者
• 作成日　など

【手順⑤】写真台帳を提出する（書き出し／印刷）

写真台帳の提出方法には、紙媒体で提出する方法と、データで提出する方法の2パターンあります。

紙媒体で提出する場合は、エクセルで作成した写真台帳をプリントアウトして冊子にします。製本方法としては、後からページを追加したい時や、並び替えたい時に備えて、パンチで穴をあけ、トジヒモでとじる方法が一般的です。

電子媒体で提出する場合、Excel形式のまま提出、もしくはPDF形式に書き出して提出します。

民間工事の場合は発注者の指示に従い、公共工事の場合は国土交通省の「電子納品に関する要領・基準」にある「要領・基準」に従って提出しましょう。

【関連記事】工事写真台帳の作り方とは？ 効率的に台帳作成するための6つの手順をご紹介

エクセルで写真台帳を効率的に作成するコツ

エクセルで写真台帳を作る際は、写真整理の段階からルールを決めておくことで、効率的に進められます。

撮影後にすぐ確認する

写真台帳を作成する時に、「ピントが合っていない」「サイズが規格内に収まっていない」「黒板の情報が読み取れない」といった不備が発覚するケースがあります。しかし、これらの不備は後から編集することが難しく、対処法について頭を抱える方は少なくありません。

不備や差し戻しになると、再撮影が必要になったり、工事のやり直しが必要になることも…。

このようなトラブルを回避するため、撮影後はすぐに写真の品質を確認し、再撮影の手間を防ぎましょう。

【関連記事】現場で工事写真を撮り忘れたらどうなる？撮り忘れた場合の対処方法や防止策をまとめて解説

命名規則・フォルダ分けルールを徹底する

「あの写真どこだっけ？」と探す手間がかからないように、写真撮影後は【現場名_日付_番号】などの命名規則に従って、速やかにデータ名を編集しておきましょう。

また、必要な写真データをすぐに見つけられるようにするには、フォルダ分けのルールをつくり、そのルールを徹底することも大切です。工事場所ごと・工程ごと・日付ごとなど、扱いやすい分け方にします。

【関連記事】工事写真を効率的に管理するには？ 管理手法ごとの特徴や写真管理アプリの選び方

エクセルで写真台帳を作成する際の注意点

エクセルで写真台帳を作成する際、いくつかの注意点があります。

写真貼り付けによってエクセルデータが重くなりやすい

エクセルデータに写真を貼り付けすぎるとファイル容量が重くなり、「ファイルがなかなか開かない」「作業中にエクセルがフリーズする」「パソコン自体の動作が重くなる」「共有・保存がうまくいかない」など、作業効率が低下する要因になります。

複数人での同時編集で不都合が発生しやすい

エクセルのバージョンや購入方法、設定によっては、二人以上で同時に作業をすると、コピーデータが生成されてしまったり、読み取り専用になってしまったりと、不都合が生じやすくなります。

どれが最新版かわからなくなるなどのトラブルも発生しやすいため、データを開く際は「今から写真台帳を開きます」といった声かけをすると良いでしょう。

属人化・作業ミスにつながりやすい

エクセルは手動作業が多いことから、作業が属人化したり、作業ミスが発生したりと、人為的なトラブルも発生しがちです。スキルがある人に作業が偏らない仕組みや、マクロなど触ってはいけない箇所が一目でわかるフォーマットにするなど、作業しやすい環境作りも求められます。

エクセルのデメリットを解消する「施工管理アプリ」

エクセルは、導入が比較的簡単で、操作もしやすいことから、多くの現場で活用されています。

一方で、実際に活用している現場では、エクセルによって新たな問題が発生したり、エクセルでの機能に限界を感じるケースも。

そのようなお悩みをお持ちの方には、写真台帳作成まで対応しているクラウド型の施工管理アプリがおすすめです。

施工管理アプリとは？

施工管理アプリとは、お手持ちのスマートフォンやタブレット、パソコンから操作が可能な施工管理に特化したソフトウェアで、クラウド型であればインターネットを通じてリアルタイムでデータの保存・共有が可能です。

メッセージアプリのように直感的な操作が可能で、スマートフォンやタブレットで撮影した工事写真をアプリにアップロードすると、関係者全員がその写真データにアクセスできるようになります。これまで各自のスマホやデジカメで管理していたデータの一元管理が可能となり、すべての写真が工事案件ごとに保管されます。

さらに、写真台帳機能が備わった施工管理アプリであれば、アップロードした写真から写真台帳を自動で作成することも可能。雛形を準備したり、情報を入力したり、印刷サイズに合わせて整えたりする手間も省けます。

また、クラウド型であれば常に最新情報に更新されるので、「コピーデータが生成される・同時編集できない・最新データがどれかわからない」といったエクセル特有の不便さが解消され、トラブル対処にかかるコストの削減や、作業者のストレス軽減にもつながります。

写真台帳作成におすすめの施工管理アプリ

最後に、写真台帳の作成に対応しているおすすめの施工管理アプリ「KANNA（カンナ）」と、工事写真の撮影・管理に便利な写真管理アプリ「PhotoManager（フォトマネージャ）」をご紹介します。

施工管理アプリ「KANNA（カンナ）」

施工管理アプリ「KANNA（カンナ）」は、案件別に顧客や物件情報を一括管理できるアプリです。

日々の工事内容や工事に関する報告事項の記録をはじめ、工事写真や図面などの案件に関わる各種資料の管理、スケジュール共有や進捗状況の登録、チャット機能を使った関係各所とのやり取り、写真台帳の作成など、さまざまな業務を行うことができます。

施工管理アプリ「KANNA（カンナ）」の特徴

• 図面や写真等、案件に関わる各種資料の管理
• 工事のスケジュール共有や進捗状況の登録
• 日々の工事内容や工事に関する報告事項の記録
• 上記のような情報のリアルタイムでの共有
• チャット機能を使った関係各所とのやり取り
• アップロードした写真を使った写真台帳作成　…など

KANNAでの写真台帳の作成はとても簡単です。
案件一覧から、写真台帳を作成したい案件をクリックするだけで完成します。

「表紙あり／なし」も選択でき、並び替え・追加・削除も簡単に操作ができます。また、作成したデータはExcel形式で出力可能です。

「KANNA」で写真台帳を作成・編集する>

写真管理アプリ「PhotoManager（フォトマネージャ）」

「PhotoManager（フォトマネージャ）」は、写真を図面に紐づけて管理できる現場写真管理ツールです。

国土交通省の「デジタル写真管理情報基準」に準拠した工事写真が撮影できるアプリで、容量を圧縮してデータが軽くなるように処理を行っています。そのため、電子納品時に「データ容量が大きすぎる…」と悩む必要がありません。

また、撮影時に電子小黒板を表示させることができるので、黒板やボードを持ち運んだり、文字の視認性・黒板位置・光の反射などを気にする必要もなくなります。

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